Denne personvernerklæringen gjelder når du besøker eller bruker Arevo, og når opplysninger om deg finnes i offentlige byggesaksdokumenter som behandles i tjenesten.
1. Hvem er behandlingsansvarlig?
Bedeho Mender Holding AS er behandlingsansvarlig for behandlingen som beskrives i denne erklæringen.
Bedeho Mender Holding AS
Organisasjonsnummer 917 533 652
Jsgenesis AS, c/o UMA Workspace
Stenersgata 8, 0184 Oslo, Norge
Nettsted: www.arevo.no
Personvern og brukerstøtte: contact@arevo.no
Arevo har per i dag ikke utpekt personvernombud. Henvendelser om personvern kan sendes til adressen over.
2. Hvem erklæringen gjelder for
Erklæringen gjelder for:
- besøkende på Arevos nettsted;
- gjestebrukere og registrerte brukere;
- administratorer og medlemmer av kundeorganisasjoner;
- personer som kontakter brukerstøtte eller mottar tjenestemeldinger; og
- personer nevnt i offentlige byggesaksregistre og -dokumenter som Arevo behandler.
Arevo er beregnet på personer over 18 år som bruker tjenesten som ledd i nærings- eller yrkesvirksomhet. Tjenesten er ikke rettet mot barn.
3. Hvilke opplysninger vi behandler
Konto og organisasjon
Vi kan behandle navn, e-postadresse, brukeridentifikator, organisasjon, rolle, medlemskap, invitasjoner og innloggingshendelser. Innlogging og kontoadministrasjon leveres ved hjelp av Clerk.
Gjestebruk og tekniske opplysninger
Når Arevo brukes uten konto, oppretter vi en tilfeldig gjesteidentifikator i en strengt nødvendig informasjonskapsel. Vi kan også behandle nøkkelkodede eller hashede nettverks- og nettlesersignaler, nettlesertype, brukeragent, omtrentlig geografisk område, siste aktivitet og opplysninger om brukskvoter og misbruksforebygging.
Rå IP-adresse lagres ikke i Arevos gjesteidentitetsregister, men kan forekomme midlertidig hos infrastruktur- og sikkerhetsleverandører som del av ordinære nettverkslogger.
Bruk av tjenesten
Vi behandler spørsmål, meldinger, samtaler, arbeidsplaner, genererte svar, dokumenthenvisninger, tilbakemeldinger, bruksdata, kostnads- og kvoteopplysninger samt tekniske identifikatorer knyttet til en arbeidsøkt.
Hvis opplasting blir tilgjengelig, kan vi behandle dokumenter og andre opplysninger brukeren velger å sende inn. Brukeren skal ikke laste opp særlige kategorier personopplysninger, taushetsbelagte opplysninger eller andre personopplysninger med mindre dette er nødvendig, lovlig og uttrykkelig tillatt i kundens avtale med Arevo.
Offentlige byggesaksopplysninger
Arevo samler inn opplysninger fra offentlige postlister, byggesaksregistre, tilhørende offentlige dokumenter og virksomhetsregistre. Kildene kan blant annet være Oslo kommunes plan- og bygningsetat og Brønnøysundregistrene.
Opplysningene kan omfatte navn og roller, offentlige kontaktopplysninger, adresser, eiendoms- og saksopplysninger, foretak, profesjonelle tilknytninger, korrespondanse, vedtak, dokumentmetadata og strukturerte felt utledet ved dokumentanalyse.
Arevos problemområde og datakilder er ikke ment å omfatte fødselsnummer eller andre nasjonale identifikasjonsnumre, og Arevo bruker ikke slike numre til identifikasjon. Dersom en offentlig kilde likevel inneholder opplysninger som åpenbart faller utenfor Arevos formål, vurderer vi begrensning, retting eller fjerning konkret.
Betaling, support og drift
Ved et betalt kundeforhold kan vi behandle kontaktperson, fakturaopplysninger, avtale, abonnement, forbruk og betalingsstatus. Vi behandler også supporthenvendelser, sikkerhetshendelser, feilmeldinger og begrensede driftslogger.
Analyse og informasjonskapsler
Hvis du samtykker, kan Arevo bruke PostHog til produktanalyse. Dette kan omfatte sidevisninger, produktvalg, pseudonyme identifikatorer og maskert øktopptak. Tekst, inndata og identifiserende URL-deler skal maskeres eller fjernes før overføring.
Valgfri analyse og øktopptak skal ikke starte før gyldig samtykke er gitt. Strengt nødvendige informasjonskapsler for innlogging, sikkerhet og gjestearbeidsområde krever ikke samtykke.
4. Hvorfor vi behandler opplysningene
| Formål | Vanlig behandlingsgrunnlag |
|---|---|
| Opprette konto, levere tjenesten og administrere abonnement | Avtale, GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b |
| Administrere organisasjoner og tilganger | Avtale og berettiget interesse, bokstav b og f |
| Opprette et midlertidig gjestearbeidsområde | Avtale og berettiget interesse, bokstav b og f |
| Hindre misbruk og ivareta sikkerhet | Berettiget interesse, bokstav f |
| Strukturere, søke i og analysere offentlige byggesaksopplysninger | Berettiget interesse, bokstav f, etter interesseavveiing |
| Support og tjenestekommunikasjon | Avtale eller berettiget interesse, bokstav b og f |
| Fakturering og regnskap | Rettslig plikt, bokstav c |
| Valgfri produktanalyse og øktopptak | Samtykke, bokstav a |
| Forbedring med anonymiserte data | Berettiget interesse; GDPR gjelder ikke videre bruk av reelt anonymiserte data |
Arevo bruker ikke samtykke som generelt grunnlag for å levere kjernetjenesten. Kundeinnhold brukes ikke til å trene generelle AI-modeller. Produktforbedring med kundeinnhold skjer bare etter anonymisering slik at enkeltpersoner og kunder ikke med rimelige midler kan identifiseres.
5. Kunstig intelligens og automatisering
Arevo bruker kunstig intelligens til blant annet dokumentuttrekk, klassifisering, søk, oppsummering og svar på brukerens spørsmål. Resultater kan være ufullstendige eller feil og skal kontrolleres mot kildene.
Arevo treffer ikke avgjørelser som utelukkende bygger på automatisert behandling og som har rettsvirkning eller tilsvarende vesentlig betydning for den registrerte. Tjenesten er ikke en offentlig myndighet og gir ikke juridiske, arkitektfaglige eller ingeniørfaglige avgjørelser.
6. Hvem vi deler opplysninger med
Vi deler bare opplysninger når det er nødvendig for formålene over, eller når loven krever det.
| Leverandør | Formål |
|---|---|
| Clerk | Innlogging, konti og organisasjoner |
| Amazon Web Services | Drift, database, dokumentlagring, køer og sikkerhetskopi |
| OpenAI | Generering, analyse, søk og strukturerte uttrekk |
| Reducto | PDF-behandling, OCR og dokumentstruktur |
| PostHog, hvis aktivert | Samtykkebasert produktanalyse og eventuelt maskert øktopptak |
| Better Stack | Feil, logger, spor og hendelseshåndtering |
Leverandørene kan bare behandle personopplysninger etter avtale og dokumenterte instrukser der de er databehandlere. Kundeorganisasjonens administratorer kan se medlemskap, roller og organisasjonsrelatert bruk i den utstrekning dette er avtalt og gjort synlig i produktet.
7. Overføring utenfor EØS
Enkelte leverandører kan behandle opplysninger i eller gi tilgang fra land utenfor EØS. Arevo skal bare tillate slike overføringer når det finnes et gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel en adekvansbeslutning, EU-US Data Privacy Framework for en sertifisert mottaker, eller EUs standard personvernbestemmelser med nødvendige tilleggstiltak.
Kontakt oss for informasjon om overføringsgrunnlaget som gjelder for en konkret behandling.
8. Hvor lenge vi lagrer opplysningene
Vi beholder ikke personopplysninger lenger enn nødvendig.
| Opplysningstype | Lagringstid |
|---|---|
| Aktiv gjesteidentitet og gjestesamtaler | Slettes etter 30 dager uten aktivitet. Perioden fornyes ved ny aktivitet |
| Konto- og organisasjonsprofil | Mens kontoen eller kundeforholdet er aktivt; normalt slettet eller anonymisert innen 30 dager etter avslutning |
| Samtaler, opplastinger og brukerinnhold | Til brukeren sletter innholdet eller kundeforholdet opphører; ordinær sletting innen 30 dager etter avslutning |
| Offentlige byggesaksopplysninger | Så lenge kilden er offentlig tilgjengelig og opplysningene fortsatt er relevante. Behovet vurderes ved innsigelse |
| PostHog analysehendelser | Maksimalt 12 måneder |
| PostHog øktopptak | Maksimalt 30 dager |
| Ordinære driftslogger | Normalt 30 dager |
| Sikkerhets- og revisjonslogger | Inntil 12 måneder, med mindre en hendelse krever lengre oppbevaring |
| Sikkerhetskopier | Rullerende sikkerhetskopi i inntil 14 dager |
| Regnskapsdokumentasjon | Så lenge loven krever det, normalt fem år etter regnskapsårets slutt |
Opplysninger kan oppbevares lenger når det er nødvendig for en konkret sikkerhetshendelse, tvist eller lovpålagt plikt. Tilgangen begrenses da til dette formålet.
9. Informasjon til personer i offentlige dokumenter
Hvis opplysninger om deg er hentet fra en offentlig kilde, mottar vi dem ikke direkte fra deg. Kategoriene, kildene, formålene og rettighetene dine fremgår av denne erklæringen.
Individuell varsling til alle personer i historisk dokumentmateriale kan innebære en uforholdsmessig stor innsats sammenlignet med personvernrisikoen. Arevo gjør derfor denne informasjonen offentlig og lett tilgjengelig, begrenser tilgangen til tjenesten, oppgir kildene og tilbyr en enkel kanal for innsigelse, retting og begrensning.
10. Dine rettigheter
Avhengig av behandlingen kan du ha rett til informasjon, innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet, å protestere mot behandling basert på berettiget interesse og å trekke tilbake samtykke.
Ved innsigelser mot offentlige byggesaksopplysninger vurderer vi blant annet opplysningenes art, riktighet, alder, rolle i saken, tilgjengelighet hos kilden, den profesjonelle informasjonsinteressen og konsekvensene for deg. Vi kan rette, begrense søkbarhet, skjule eller slette opplysninger etter en konkret vurdering.
Send henvendelsen til contact@arevo.no. Vi kan be om nødvendige opplysninger for å bekrefte identiteten din og svarer normalt innen én måned.
Du kan også klage til Datatilsynet.
11. Sikkerhet
Arevo bruker tekniske og organisatoriske tiltak som tilgangsstyring, kryptert transport, begrenset leverandørtilgang, logging, sikkerhetskopiering og rutiner for hendelseshåndtering. Ingen tjeneste kan garantere absolutt sikkerhet.
12. Endringer
Vi kan oppdatere erklæringen når tjenesten, leverandørene eller regelverket endres. Den nyeste versjonen vil alltid være tilgjengelig her. Ved vesentlige endringer varsler vi i rimelig tid gjennom tjenesten eller på e-post der dette er relevant.